MAKALAH SISTEM AKUTANSI
PROSEDUR PEMBELIAN PERLENGKAPAN DAN
PERALATAN KERJA
BAGIAN l
PENDAHULUAN
A.
Perumusan
Masalah
Setiap
perusahaan jelas memiliki bagian-bagian atau departemen-departemen yang
menjalankan tugasnya sesuai dengan job diskripsi masing-masing bagian. Ada bagian pemasaran,
produksi, administrasi, pembelian dan lain sebagainya. Disetiap bagian atau
departemen memiliki banyak prosedur dalam menjalankan job diskripsinya.
Salah satu bagian yang akan kami ambil sebagai tema
makalah ini, yaitu bagian pembelian. Karena bagian pembelian ini memiliki
fungsi di bagian terdepan sebelum proses produksi atau pelaksana.
Selain itu pada bagian ini bisa terdapat kerawanan
penayalahgunaan prosedur karena berbagai faktor, baik internal maupun eksternal
perusahaan. Jika kebanyakan orang pada sebuah perusahaan menyebutnya sebagai
“bagian basah”.
B. Tujuan
Penyusunan makalah ini bertujuan untuk dapat
mengetahui prosedur pembelian perlengkapan dan peralatan kerja di PT. Adi Putra
Cilacap.
C. Manfaat
Dengan disusunnya makalah ini diharapkan memberi
pengetahuan kepada pembaca untuk mengetahui apa itu prosedur atau sistem,
bagaimana prosesnya, bagaimana kelebihan dan kekurangannya. Kami mengambil
sebagai contoh salah satu prosedur atau sistem yang dituangkan dalam sebuah
flow chart, yaitu Prosedur Pembelian Perlengkapan dan Peralatan Kerja di PT. Adi
Putra Cilacap.
D. Ruang Lingkup
Dalam Makalah ini akan dibahas alur kegiatan yang
harus dilakukan dari awal sampai akhir prosedur pembelian perlengkapan dan
peralatan kerja, serta keterlibatan pihak-pihak yang terkait dalam proses pembelian
tersebut sampai selesai. Pihak-pihak tersebut adalah bagian-bagian dari PT. Adi
Putra Cilacap
BAGIAN II
PROSEDUR PEMBELIAN
PERLENGKAPAN DAN PERALATAN KERJA
DI PT. ADI PUTRA CILACAP
A. LATAR BELAKANG
Perlengkapan dan peralatan kerja selalu dibutuhkan
jika perusahaan ini mendapatkan proyek atau pekerjaan sebagai kontraktor di
sebuah perusahaan besar di Cilacap. Baik perusahaan milik pemerintah maupun
perusahaan swasta.
Perusahaan ini bergerak dalam bidang lingkungan, yaitu
pembuatan taman, perawatan lingkungan sekitar perusahaan yang memberikan
pekerjaan, penanaman pohon, penangganan limbah rumah tangga dan industri dan
lain sebagainya.
Setiap pekerjaan yang diterima membutuhkan banyak
pekerja dan tentunya banyak perlengkapan dan peralatan kerja, untuk
perlengkapan seperti tanaman, pupuk, tanah subur, segala jenis cat, dan lain
sebagainya. Sedangkan untuk peralatan seperti cangkul, sapu lidi, kaos tangan,
peralatan safety, sepatu boat, mobil pengangkut sampah, air, dan lain
sebagainya.
Terkadang perlengkapan dan peralatan tersebut tersedia
di gudang, akan tetapi jika sedang terdapat banyak pekerjaan, maka perlengkapan
dan peralatan tersebut harus dibeli. Intinya selalu terjadi kehabisan untuk
stok gudang.
Oleh sebab itu dibutuhkan pembelian untuk setiap
perlengkapan dan peralatan yang habis terpakai dan rusak karena terpakai
tersebut
1. Pengertian Prosedur
Prosedur adalah suatu urut-urutan pekerjaan atau
kegiatan yang melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih disusun
untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi
perusahaan yang sering menjadi atau kegiatan rutinitas (Mulyadi, 1993).
2. Pengertian Pembelian
Pembelian bagi suatu perusahaan merupakan kegiatan
yang sangat penting, karena hal ini terjadi sebelum memulai menjalankan
kegiatan usahanya.
Pembelian adalah kegiatan yang dilakukan untuk
mengadakan barang atau jasa. Jadi jika dihubungkan dengan prosedur, Prosedur
Pembelian adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk mengadakan barang atau
jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan dari mulai diminta sampai barang tersebut
diterima (Zaki Baridwan, 1981)
3. Pengertian Perlengkapan dan Peralatan Kerja
Perlengkapan adalah segala sesuatu baik yang berwujud
benda padat, cair maupun gas, yang digunakan untuk pelaksanaan suatu kegiatan
yang berhubungan dengan suatu kegiatan tertentu, jika tidak ada perlengkapan
maka sebuah pekerjaan bisa tertunda.
Sedangkan Peralatan adalah alat yang digunakan untuk
pelaksanaan suatu kegiatan, baik digunakan secara langsung maupun secara tidak
langsung, baik sebagai fungsi utama maupun sebagai fungsi cadangan.
B. PIHAK YANG TERKAIT DALAM PELAKSANAAN PROSEDUR
PEMBELIAN PERLENGKAPAN DAN PERALATAN KERJA DI PT. ADI PUTRA
CILACAP
Sebuah sistem dibangun tentunya untuk dilaksanakan
atau dilakukan, para pelaku atau bagaian-bagian yang terlibat didalam sistem
ini adalah :
1. Bagian Penerima Order
Merupakan bagian dari PT. Adi Putra Cilacap, yang bertugas menerima order
pekerjaan dari pihak lain.
2. Bagian Pembelian
Merupakan bagian dari PT. Adi Putra Cilacap, yang bertugas membeli segala
keperluan perusahaan yang sedang dibutuhkan atau hanya sebagai stok saja.
Bagian ini bertugas sebagai penawar barang dan pemesan barang.
3. Bagian Pencatatan Pembelian
Merupakan bagian dari PT Adi Putra Cilacap, yang berfungsi sebagai
pencatat pembelian yang dilakukan oleh bagian pembelian, bagian ini bertugas,
mengumpulkan kwitansi atau nota pembelian dan dokumen lainnya yang berhubungan
dengan barang atau jasa yang dibeli.
4. Bagian Gudang (Penerima barang dan pencatat)
Merupakan bagian dari PT Adi Putra Cilacap, bagian ini terdiri dari dua
fungsi yaitu penerima barang masuk dan pencatat barang yang ada di gudang.
Tugas bagian gudang adalah menerima barang yang akan dijadikan stok dan
melaporkan stok yang sudah mencapai reorder
point.
5. Kepala Pekerjaan (Mandor)
Merupakan bagian dari PT. Adi Putra Cilacap, yang berfungsi sebagai
pemesan barang yang dibutuhkan untuk pelaksanaan pekerjaan. Kepala Pekerjaan
bertugas menentukan apa-apa yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan dan
mengawasi jalannya pekerjaan.
C. NARASI PROSEDUR PEMBELIAN PERLENGKAPAN DAN
PERALATAN KERJA DI PT ADI PUTRA CILACAP
Dengan melihat proses pembelian yang dilakukan
oleh PT Adi
Putra Cilacap, kami memberikan penggambaran bagaimana proses tersebut dalam
melaksanakan prosedur yang berlaku
1.
Bagian Penerima Order mendapatkan order pekerjaan dari
sebuah perusahaan, order pekerjaan tersebut diteliti dan disanggupi oleh bagian
penerima order bersama pimpinan perusahan. Setelah order pekerjaan benar-benar
didapat, order tersebut yang berupa PO
(Purchase Order), PO di copy dan copyan
diberikan kepada Kepala Pekerjaan.
2.
Kepala Pekerjaan menerima copy PO ,
dan merencanakan kebutuhan tenaga kerja dan kebutuhan perlengkapan dan peralatan
untuk melaksanakan pekerjaan tersebut. Kebutuhan tersebut di buat sebuah
dokumen dengan nama Daftar Kebutuhan (DK). DK di serahkan ke bagian gudang.
3.
Bagian gudang meneliti apakah perlengkapan dan
peralatan yang dibutuhkan masih tersedia di gudang atau tidak, jika membutuhkan
sebagian atau seluruh barang yang ada di dalam DK, maka bagian gudang membuat
SPP (Surat Pemesanan Pembelian). SPP diserahkan ke bagian pembelian. Jika
barang tersedia digudang maka bagian gudang menyerahkan barang tersebut kepada Kepala
Pekerjaan. Kepala pekerjaan harus menandatangani Surat Pengambilan Barang
(SPB), setelah ditanda tangani SPB beserta data pendukung lainnya di arsipkan.
4.
Bagian pembelian menerima SPP dan Copy DK serta Copy
PO, bagian pembelian kemudian membeli kepada pemasok atau toko-toko disekitar.
Proses pembelian barang ini menghasilkan kwitansi atau nota pembelian. Kwitansi
atau nota di copy, kwitansi atau nota asli, copy PO ,
Copy DK dan copy SPP diserahkan ke bagian pencatatan pembelian. Setelah itu
barang yang sudah dibeli diserahkan ke gudang. Dan bagian gudang menandatangani
Laporan Penyerahan Barang (LPB) yang nantinya akan di arsip oleh Bagian
Pembelian dan Pencatatan gudang
5.
Kepala Pekerjaan melaksanakan pekerjaannya.
D. DOKUMEN-DOKUMEN
Beberapa dokumen yang mendukung dalam pembelian barang ini :
1.
PO (Purchase
Order) : Order pekerjaan dari perusahaan lain
Yang Mengarsip PO :
Bagian Pencari Order, Pencatat (Gudang), Pencatatan
Pembelian, Kepala Pekerjaan
2.
DK (Daftar
Kebutuhan) : Daftar kebutuhan perlengkapan dan peralatan yang dibuat oleh
Kepala Pekerjaan
Yang Mengarsip DK :
Kepala Pekerjaan, Pencatatan (Gudang), Pencatatan Pembelian
3.
SPP (Surat
Yang Mengarsip SPP
Pencatatan (Gudang) dan Pencatatan Pembelian
4.
SPB (Surat
Yang Mengarsip SPB
Pencatatan (Gudang) dan Kepala Pekerjaan
5.
LPB (Laporan Penyerahan
Barang) : berisi daftar barang masuk ke gudang
Yang Mengarsip LPB
Bagian Pencatatan Pembelian dan Pencatatan (Gudang)
6.
Dokumen
Pendukung : Nota atau Kwitansi Pembelian Barang
Yang Mengarsip Dokumen Pendukung
Bagian Pencatatan Pembelian