Keterampilan Komunikasi Dasar
untuk Mahasiswa
Ada sejumlah keterampilan
komunikasi yang diperlukan oleh mahasiswa untuk akses ke dalam lembaga atau
instansi yang potensial selaku lokasi atau tempat magang. Secara garis besar,
keterampilan komunikasi dimaksud, dilihat dari medianya, dapat dikategorikan
dalam: (1) komunikasi telepon, (2) komunikasi tulis, dan (3) komunikasi lisan.
Sejumlah
penelitian berkali-kali membuktikan bahwa kesuksesan seseorang dalam kerja
yaitu memasuki atau akses ke dunia kerja, bekerjasama, dan mengelola usaha,
ditentukan sekitar 85 % oleh keterampilan komunikasi, dan hanya sekitar 15 %
oleh faktor-faktor lain. Oleh karena itu, jika seseorang mahasiswa ingin
berhasil akses dan diterima magang dalam suatu instansi atau lembaga maka ia
perlu memperhatikan teknik-teknik berkomunikasi dalam 3 jenis kategori
tersebut.
1. Komunikasi Telepon
Dalam era modern sekarang ini, sebagian besar upaya komunikasi pertama
yang dilakukan orang adalah via telepon, misalnya dalam memperkenalkan diri,
menyampaikan maksud umum, memohon izin bertemu, dan membuat janji bertemu. Pada
beberapa jenis hubungan formal, komunikasi telepon juga digunakan untuk pemberian
informasi mengenai surat yang telah dikirim. Orang umumnya menghindari
menggunakan telepon untuk mendapatkan informasi tentang suatu lembaga jika
dirinya belum dikenal oleh personel suatu lembaga.
Beberapa hal yang perlu diingatkan kepada mahasiswa pemrogram matakuliah
Magang yang menggunakan telepon sebagai media komunikasi awal adalah:
- Penelepon (mahasiswa) yakin benar dengan siapa atau bagian apa dari
suatu lembaga sebagai sasaran teman bicara.
- Segera setelah telepon diterima di seberang, penelpon (mahasiswa)
segera memperkenalkan diri (nama, status, dan lembaga naungannya). Sangat
sering terjadi kesalahan fatal, karena penyebab remeh, dalam mana
penelepon segera menyampaikan maksudnya tanpa terlebih dahulu
memperkenalkan diri.
- Maksud atau niat yang disampaikan oleh penelepon hendaknya masih
dalam garis-garis besar dan netral (misalnya, permohonan bertemu dan
membuat janji), belum mengenai isi (misalnya, permohonan untuk magang dan
kesediaan lembaga untuk ditempati magang).
Penggunaan telepon untuk maksud lain adalah tetap mengikuti norma
sopan-santun umum percakapan telepon.
2. Komunikasi Tulis
Tata-krama komunikasi tulis juga penting diingatkan kepada mahasiswa yang
akan menempuh matakuliah Magang. Oleh karena tata-krama komunikasi tulis ada
banyak ragam dan memiliki aturan tersendiri, hendaknya hal ini dimasukkan
sebagai bagian dari informasi atau pelatihan dalam pembekalan Magang. Untuk
sementara, perlu diingat bahwa tidak jarang terjadi bahwa seseorang ditolak
untuk bergabung dalam suatu instansi hanya karena letak prangko yang salah,
jenis amplop surat yang kurang tepat, atau cara menulis alamat yang “tidak
menyenangkan” penerima surat (instansi atau lembaga yang dilamar).
3. Komunikasi Lisan
Tata-krama komunikasi lisan adalah menyangkut komunikasi verbal dan
nonverbal atau penampilan. Secara prinsip, penampilan “pengaruh sosial”,
“sikap-dasar”, dan tingkahlaku komunikatif yang selayaknya dimiliki oleh helper
efektif, dalam kadar tertentu, juga dapat efektif jika digunakan oleh mahasiswa
dalam berkomunikasi.
Hal yang lebih spesifik dalam hal ini bahwa mahasiswa yang hendak menyampaikan
maksud untuk magang dalam suatu instansi atau lembaga adalah terlebih dahulu
memiliki rasa percaya diri yang cukup, rasa mampu, dan mau melaksanakan tugas.
Tiga hal ini, yaitu percaya diri, mampu dan mau adalah persyaratan penting
kesiapan tugas (task readiness).